Informace o zpracování osobních údajů
Tímto dokumentem Vám jako správce osobních údajů - společnost RELIANT s.r.o., se sídlem U Habrovky 1562/11a, Krč, 140 00 Praha 4, IČO: 49702726, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze v oddíle C, vložce č. 22288 - poskytujeme informace o zpracování osobních údajů a Vašich právech souvisejících se zpracováváním osobních údajů uvedených v registračním formuláři na konferenci SpeedCHAIN ve smyslu čl. 13 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).
Kontaktní údaje Správce
Korespondenční adresa: Praha 4, U Habrovky 1562/11a, PSČ 14000
e-mail: info@reliant.cz
telefonní číslo: +420 241 44 28 21
Účel zpracování:
1) Umožnění účasti na konferenci SpeedCHAIN, včetně zasílání potřebných organizačních informací a instrukcí ke konferenci.
2) Vystavení faktury pro zaplacení registračního poplatku.
3) Analýza návštěvnosti konference SpeedCHAIN.
4) Marketingové účely – zasílání newsletterů a pozvánek na další námi organizované akce.
5) Vytváření networkingových příležitostí pro registrované účastníky konference SpeedCHAIN.
6) Propagace konference SpeedCHAIN pořizováním foto a videodokumentace.
Právní základ zpracování:
Právním základem zpracování je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, tj. uzavření smlouvy.
Vyplněním a odesláním registračního formuláře mezi Vámi a námi vzniká smluvní poměr, na základě kterého Vám jsme povinni umožnit účast na konferenci SpeedCHAIN a za to nám vzniká nárok na úhradu registračního poplatku dle podmínek registrace. Bez zpracování osobních údajů bychom nebyli schopni zajistit Vaši účast na konferenci a nebyli bychom schopni vystavit fakturu k úhradě registračního poplatku.
Právním základem zpracování je dále čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, tj. právní povinnost, která se na správce vztahuje.
Správce uchovává Vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou dle příslušných právních předpisů (např. zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, apod.).
Právním základem zpracování je dále čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, tj. oprávněný zájem správce.
Na základě oprávněného zájmu zpracováváme název firmy a Vaši pracovní pozici. Z těchto údajů pak vytváříme analýzu návštěvnosti konference, která nám ukáže, jaké cílové skupiny konferenci navštěvují. Naším oprávněným zájmem je tedy zájem na dokumentaci cílových skupin. Pro potřeby analýzy jsou tyto údaje anonymizovány.
Na základě oprávněného zájmu též zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely zasílání newsletterů a pozvánek na další námi organizované akce, tj. pro účely přímého marketingu.
Na základě oprávněného zájmu též zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení zaměstnavatel, pracovní pozice a e-mailová adresa za účelem vytváření networkingových příležitostí pro registrované účastníky konference jejich publikací ve jmenném seznamu účastníků konference.
Na základě oprávněného zájmu též pracováváme Vaše osobní údaje pro účely propagace konference pořizováním foto a videodokumentace, která může být následně publikována na našich webových stránkách.
Proti zpracování těchto osobních údajů na základě právního důvodu oprávněného zájmu máte právo vznést námitku. V takovém případě Vaše údaje dále nezpracováváme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků.
Proti zpracování osobních údajů na základě právního důvodu oprávněného zájmu pro účely přímého marketingu máte též právo vznést námitku. V takovém případě Vaše údaje bez dalšího nadále nezpracováváme.
Kategorie osobních údajů, které zpracováváme:
Identifikační údaje (jméno, příjmení, název firmy, pracovní pozice, adresa, IČO, DIČ), kontaktní údaje (e-mail, telefon), podobizna.
Doba zpracování a archivace:
V souladu se zásadou minimalizace dat Správce zpracovává vždy pouze ty osobní údaje, které nezbytně potřebuje pro daný účel a uchovává je po nezbytně nutnou dobu. Jakmile daná doba uplyne, jsou osobní údaje vymazány, příp. anonymizovány.
Příjemci či kategorie příjemců osobních údajů:
Vaše osobní údaje jsou dále zpracovávány spolupracující účetní firmou za účelem fakturace.
Vaše osobní údaje (pouze v rozsahu e-mailové adresy) jsou dále zpracovávány poskytovatelem mailingových služeb za účelem rozesílání newsletterů a pozvánek na další námi organizované akce.
Vaše osobní údaje (v rozsahu jména, příjmení, pracovní pozice, zaměstnavatele a e-mailové adresy) mohou být dále předávány partnerům konference a jejím registrovaným účastníkům. S partnery konference je uzavírána smlouva o zpracování osobních údajů mezi společnými správci ve smyslu čl. 26 GDPR. Informační povinnost vůči subjektům údajů plníme my prostřednictvím těchto informací o zpracování osobních údajů. Žádosti o uplatnění Vašich práv můžete adresovat jak nám, tak partnerům konference.
Vaše osobní údaje (v rozsahu podobizny) jsou zpracovávány třetí osobou – profesionálním fotografem a mohou být publikovány na našich webových stránkách.
Vaše osobní údaje mohou být dále předávány orgánům veřejné moci v případech poskytování nezbytné zákonné součinnosti.
V případě jakéhokoliv nesouhlasu a Vašich práv, nás kontaktujte na výše uvedených kontaktech.
Personal data processing Information
The personal data controller, RELIANT s.r.o., having its registered office at U Habrovky 1562/11a, Krč, 140 00 Praha 4, identification no.: 49702726, registered in the Commercial Register administered by the Municipal Court in Prague under Section C, File no. 22288, hereby provides you with information about personal data processing and your rights related to processing of the personal data specified in the SpeedCHAIN conference registration form in accordance with Article 13 of the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and the free movement of such data (hereinafter referred to as “GDPR”).
Controller’s contact information
Correspondence address: Praha 4, U Habrovky 1562/11a, ZIP code 140 00
E-mail: info@reliant.eu
Telephone: +420 241 44 28 21
Purpose of processing:
1) Allowing participation in the SpeedCHAIN conference, including distribution of necessary conference organization information and instructions.
2) Issuing an invoice for the purpose of registration fee payment.
3) SpeedCHAIN conference attendance data analysis.
4) Marketing purposes – distribution of newsletters and invitations to other events organized by our company.
5) Creating networking opportunities for the registered participants of the SpeedCHAIN conference.
6) Promoting the SpeedCHAIN conference through taking photo and video documentation.
Lawful basis of processing:
The lawful basis for processing is Art. 6 (1 b) of GDPR, i.e. conclusion of a contract.
After filling in and sending the registration form, a contractual relationship is created between you and our company, based on which we are obliged to allow you to participate in the SpeedCHAIN conference, and in exchange for that we are entitled to payment of the registration fee in accordance with the registration terms and conditions. Without processing personal data we would not be able to arrange your participation in the conference and we would not be able to issue an invoice for the purpose of registration fee payment.
The lawful basis for processing is also Art. 6 (1 c) of GDPR, i.e. the legal obligation, which the controller is subject to.
The controller stores your personal data for the necessary period in accordance with the respective legal regulations (for example Act no. 235/2004 Coll. on the Value-added Tax, Act no. 563/1991 Coll. on Accounting, etc.).
The lawful basis for processing is also Art. 6 (1 f) of GDPR, i.e. a legitimate interest of the controller.
Based on the legitimate interest, we process the company name and your position. On the basis on that data we generate a conference attendance analysis that shows us what target groups attend the conference. It means our legitimate interest is the interest to document target groups. The data is anonymised for the needs of the analysis.
Based on the legitimate interest, we also process your personal data for the purpose of distribution of newsletters and invitations to other events organized by our company, i.e. for the direct marketing purposes.
Based on the legitimate interest, we also process your personal data in the extent of the first name, last name, employer, position and email address for the purpose of creating networking opportunities for the registered conference participants through their publishing in the list of the conference participants.
Based on the legitimate interest, we also process your personal data for the purpose of conference promotion through taking photo and video documentation that can be subsequently published on our website.
You have a right to raise an objection against processing of the personal data based on the legal ground of the legitimate interest. In such a case we do not process your data any more, unless we document serious legitimate reasons for such processing that overweigh your interests or rights and freedoms, or for defining, performing or defending our legal claims.
You also have a right to raise an objection against processing of the personal data based on the legal ground of direct marketing. In such a case we do not process your data any more without any other requirements.
Categories of personal data we process:
Identification information (first name, last name, company name, position, address, company identification no., VAT no.), contact information (e-mail, telephone), picture.
Period of processing and archiving:
In accordance with the principle of data minimization, the controller always processes only that personal data that is required for the given purpose and stores it only for the necessary period. As soon as the respective period expires, the data is deleted, or anonymised.
Recipients or categories of recipients of personal data:
Your personal data is further processed by our cooperating accounting company for the purpose of invoicing.
Your personal data (only your email address) is further processed by a mailing service provider for the purpose of distribution of newsletters and invitations to other events organized by our company.
Your personal data (first name, last name, position, employer and email address) may be also delivered to conference partners and registered participants. A contract on personal data processing between joint controllers pursuant to Art. 26 of GDPR is entered into with the conference partners. The obligation to inform the data subjects is fulfilled by our company through this personal data processing information. You can address your claims for exercising your rights both to the conference partners and us.
Your personal data (pictures) are processed by a third party – a professional photographer and may be published on our website.
Your personal data may be further delivered to public authorities in case of providing necessary lawful cooperation.
In case of any disagreement or exercising your rights, please contact us on the contact points specified above.
